Für alle, die jetzt Remote-Events machen möchten, habe ich hier zwei kleine Erfahrungsberichte gesammelt.

 

CyberJUG

Die CyberJUG ist die erste deutschsprachige Online-Java-User-Group. Ihr Ziel ist es, allen an Java Interessierten die Möglichkeit zu geben, sich über Themen aus dem Bereich Java zu informieren. Kernkonzepte sind, dass die CyberJUG zur familienfreundlichen Zeit (meist montags, 20:15 Uhr) stattfindet und dass sie versucht, bestehenden lokalen Java User Groups keine Konkurrenz zu machen.

Für die CyberJUG nutzte ich BigMarker über den mir von Neo4j kostenfrei bereitgestellten Moderator-Account (vielen Dank an dieser Stelle dafür!). BigMarker ist eine eierlegende Wollmilchsau. Die Plattform unterstützt Ticketing, Registrierung, E-Mail-Automatisierung, No-Setup (man geht einfach mit dem Browser rein und gut ist es), Bereitstellung der Aufnahmen, skaliert wahnsinnig gut und vieles mehr.

Manchmal werden diese Features auch zur Bürde. Bei uns z. B. war das Einrichten ein bisschen tricky. Hier musste ich die Mails pro Webinar händisch anpassen, weil das Neo4j gebrandet war. War aber zeitlich nicht schlimm und sehr einfach, wenn man ein vorhergehendes Webinar kopieren konnte. BigMarker war sehr zuverlässig und für Teilnehmende und Präsentierenden ein sehr gutes Benutzererlebnis. Mit BigMarker war vor allem die Erweiterung um neue Gastgeber schwierig bzw. wird dann sehr teuer (wir reden hier von hunderten Dollars im Monat, und ja, da steht „Monat“).

Ich bin jetzt aktuell bei Zoom, weil ich die CyberJUG auf mehrere Gastgeber erweitern möchte, ich jetzt weiß, dass wir lange nicht die 100 Teilnehmenden-Marke überspringen werden und die Kosten nicht so hoch sind (ca. 50€ für Zoom Pro und Webinar-Erweiterung; von letzterer glaube ich, dass ich da auch über 100 Teilnehmende dabeihaben kann). Diese Kosten werden mir freundlicherweise von meinem Arbeitgeber INNOQ übernommen (auch vielen Dank dafür!).

Ich persönlich habe noch so meine Probleme mit Zoom. Ich bin von BigMarker bzgl. UX sehr verwöhnt worden. Mich stört auch, dass Teilnehmende standardmäßig einen Client installieren müssen, viele Funktionen sind im Kontextmenü geregelt, der Moderator bestimmt, was die Teilnehmenden sehen und in der Aufnahme neben dem Screen nur ein Webcam-Bild ist (statt wie bei BigMarker in getrennten Spuren / Video-Files, wo auch mehrere Webcams parallel aufgezeichnet werden). Das war aber bei uns auch eher ein Sonderfall, da wir bei einem Meetup zwei Webcams laufen hatten (wegen Sketchnotes, was ziemlich cool war! Danke Lisa!). Hat man sich aber daran gewöhnt, geht es dann schon wieder erstaunlich gut und für die normale Arbeit gefällt mir Zoom sehr gut. Für die CyberJUG muss da jetzt aber wohl noch eine Anleitung für Zoom-Einsteiger machen… .

Ich gebe Zoom noch für ein paar Meetups die Chance, um zu brillieren (und bis dahin habe auch ich als Moderator kapiert, welche Knöpfe ich drücken darf und welche nicht). Wie man mit Zoom komplette Konferenzen organisieren kann, weiß ich nicht. Ich denke, dass man sich da pro Session immer separat registrieren müsste und dann aber auch die Streams irgendwie vor Fremdzugriffe schützen muss (falls man Geld für die Konferenz verlangt). Sollte man mit dem Support klären.

 

CyberLand

Die CyberLand entstand aus der Java-Community, um in der Woche der eigentlich geplanten Javaland doch ein Java-basierte Online-Event zu haben. Alles musste sehr schnell gehen, da die Idee erst vor einer Woche des geplanten Termins entstand. Daher haben wir das genutzt, was wir schon von der CyberJUG kannten: BigMarker.

BigMarker hatte ein paar Herausforderungen: Normalerweise setzt man als Veranstalter bei BigMarker ein Webinar auf und als Teilnehmende registriert man sich pro Webinar separat (so lief es bei der CyberJUG). In den einzelnen Webinaren kann man z. B. die Registrierungsmails anpassen (Begrüßungstexte, Adressen des Verantwortlichen) und Presenter (=Speaker) einladen. Da gibt es dann Einladungsmails und Erinnerungsmails etc., was alles automatisch verschickt wird, wenn man das möchte. Das muss man halt alles konfigurieren.

Bei 18 Sessions hätten wir das 18x machen müssen. Das war uns zu blöd. Daher haben wir lange an einer (vermeintlich) perfekte Webinar-Vorlage (=ein normales Webinar) gearbeitet und das dann 18x kopiert. In der Vorlage haben wir z. B. die Registrierungsmails (die automatisch versendet werden) abgeschaltet. Das ging nur, indem wir im Webinar Gastzugänge ermöglicht hatten. Wir haben das aus dem Grund deaktiviert, damit sich die Teilnehmenden nicht für jede einzelne Session anmelden müssen.

Die kopierten Webinare haben wir dann in einer Webinar Series zusammengefasst. In einer Series kann man mehrere Webinare hinzufügen. Die Series ist eine Klammer um Webinare. Das hatten wir so gemacht, da Teilnehmende dann (vermeintlich) nur eine einzige Anmeldung gebraucht hätten. Zudem bekommt man bei einer Series eine einigermaßen akzeptable Übersichtseite (=unsere Konferenz Landing Page), die man nur wenig anpassen muss. Für uns hatte die generierte Page gepasst, aber ein weitgehendes Customizing war hier nicht möglich (bzw. dieses White-Labeling-Feature kostet dann $$$). Ach ja, apropos Kosten. Der 1000 Seats Account (= max. 1000 gleichzeitig Teilnehmende und „unendlich“ Registrierende) kostet $399/Monat (ja, da steht immer noch wirklich „Monat“).

Soweit so gut, aber oben steht 2x vermeintlich. 1. „vermeintlich“ zur Webinar-Vorlage: Natürlich mussten wir noch einmal nach der händischen Anlage der Sessions an die einzelnen Webinare ran. Wir mussten z. B. noch einmal die Mail an die Presenter (die pro Webinar zugeteilt wurden) anpassen bzw. hinzufügen (18x 🙁 mit der Hand). Gut, es gibt auch eine API, aber der Einsatz war mir 2 Tage vor der Konferenz zu riskant (würde ich das nächste Mal aber alles nur über die API machen und alles automatisieren). 2. „vermeintlich“: Wenn Leute direkt auf ein Webinar gingen (weil z. B. der Kollege ihnen einen direkten Link dorthin geschickt hatte), umgingen sie damit die Webinar Series Registrierung bzw. überhaupt die Registrierung und nahmen dann als „guest-123“ im Webinar teil. Das fanden wir nicht schön (ich kann mir aber gut vorstellen, dass man das noch irgendwie mit einer der zahlreichen Einstellmöglichkeiten unterbinden könnte).

Das sind alles die Dinge, die einem als Veranstalter auffallen. Für die Teilnehmenden und den Speakern ist dafür das Benutzererlebnis gut. Wir hatten keine Ausfälle der Technik. Einzig war es für manche Teilnehmer ein wenig umständlich, in die Sessions zu kommen. So war manchmal der Text zum Webinar-Eintritt verdeckt. Der Eintritt war aber auch über das Speaker-Bild möglich und es waren sehr viele Teilnehmende (max. 880) zeitgleich in den Webinaren. Daher gehe ich von Einzelfällen aus.

Die Durchführung selbst war reibungslos. Wir hatten uns als USP ausgedacht, dass wir 45 Minuten Präsentation machen und dann max. 1h Q&A mit Speakern dranhängen. Die Präsentation wurde aufgenommen und die Q&A nicht. Die Q&A gab es sozusagen als Bonus für die aktiv Teilnehmenden. Dazu hatten wir die Webinare einfach auf 120 Minuten gestellt, die Moderatoren haben die Fragerunden betreut (Fragen kuratiert) und die Sprechenden die Fragen live vorgelesen und beantwortet. Die Moderatoren wechselten sich immer zwischen den Sessions ab. Lief an sich supergut, war aber auch sehr anstrengend.

Die Sessions hatten wir nämlich zu eng getaktet: Jede Stunde ging eine neue Session los. Daher verpassten dann Teilnehmende, die in einem Q&A Block waren, die nachfolgende Session. Wie man damit besser umgehen kann wäre, längere Pausen zu machen. Ob das das Beste ist, wissen wir noch nicht. Experimente mit diesem „Problem“ gab es auch: Ein Speaker hatte z. B. die Fragen per Chat weiter beantwortet und so den Teilnehmenden ermöglicht, an der Folgesession teilzunehmen. Parallel dazu konnten die Teilnehmenden in einem andere Browser-Fenster im Chat der alten Session noch mitlesen. In einer anderen Session habe ich die Teilnehmenden kurzerhand gefragt, ob sie die Fragen live mit Video/Audio beantwortet haben möchten oder ob sie textuell beantwortet werden sollten. Die Teilnehmenden hatten für „live” abgestimmt, also hatte ich das dann so beibehalten. Was nicht so gut geklappt hat (was auch der kurzen Orga-Zeit geschuldet war), war die Kommunikation zwischen den Teilnehmenden. Ich hatte angedacht, dass wir Teilnehmenden in Discord noch die Möglichkeit bieten wollen, zum Thema der Session weiterdiskutieren. Da wir aber mit dem jvm-german Slack Workspace eine ähnliche Funktion hatten, haben uns gegen Discord entschieden und haben einfach auf den genannten Slack Workspace hingewiesen.

Ach ja, die Teilnehmenden waren nach Mittag gefühlt geistig durch und nicht mehr aufnahmefähig. Daher brachen bei uns die Teilnehmendenzahlen ein (von ca. 700 parallel am Vormittag auf ca. 350 Teilnehmende parallel). Insgesamt war die CyberLand ein voller Erfolg. Wir wären mit 70 Teilnehmenden glücklich gewesen, hatten dann aber über 1900 Registrierungen. Das Feedback zur Veranstaltung war sehr positiv. Nur das mit der Landing Page und der Webinar Series könnte tricky werden, wenn man für die Sessions Geld nehmen möchte. Aber hier gibt es ja, wie gesagt, für genügend $$$ entsprechende Lösungen von BigMarker.

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Ein paar Erfahrungen aus Remote-Events

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